Datenschutzinformationen

Informationen nach Artikeln 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Datenschutzhinweise für Kunden

Liebe Kundin, lieber Kunde,
nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:

Dr. Hengster, Loesch & Kollegen GmbH
Weißfrauenstraße 12–16, 60311 Frankfurt am Main
T +49 69 9288497-0
F +49 69 9288497-28
info@hengsterloesch.de

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von anderen Unternehmen (z.B. der SCHUFA) zulässigerweise erhalten haben. Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. BaFin-Register, Geschäftsberichte von Firmen-Websites) zulässigerweise gewonnen haben.

Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort und Staatsangehörigkeit), Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten) und Authentifikationsdaten (z.B. Unterschriftprobe). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Informationen über Ihre finanzielle Situation sowie Werbe- und Vertriebsdaten sein.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

3.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1b DSGVO)
Die Verarbeitung erfolgt zur Erbringung und Vermittlung unserer Dienstleistung, insbesondere zur Durchführung unserer Verträge oder vorvertraglicher Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Produkt und können unter anderem Bedarfsanalysen, Beratung, Vermögensverwaltung sowie die Durchführung von Transaktionen umfassen.

3.2 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1f DSGVO)
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen, wie beispielsweise: Gewährleistung der IT-Sicherheit; Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse; Werbung oder Markt- und Meinungsforschung; Geltendmachung rechtlicher Ansprüche; Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit; Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen sowie Verhinderung und Aufklärung von Straftaten.

3.3 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a DSGVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt.

3.4 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1e DSGVO)
Zudem unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Kreditwesengesetz, Geldwäschegesetz, Wertpapierhandelsgesetz, Steuergesetze) sowie bankaufsichtsrechtlichen Vorgaben. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Kreditwürdigkeitsprüfung, Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken.

4. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens geben wir Informationen über Sie nur weiter, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Empfänger können u.a. sein: öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. BaFin, Deutsche Bundesbank, Finanzbehörden) sowie andere Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute.

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) mit Fristen von zwei bis zehn Jahren. Die Speicherdauer beurteilt sich ferner nach den gesetzlichen Verjährungsfristen (§§ 195 ff. BGB), die in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben. Über Einzelheiten werden wir Sie, sofern gesetzlich vorgegeben, gesondert informieren.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat:

• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO
• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO
• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO
• das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen.

Insbesondere sind wir nach den geldwäscherechtlichen Vorschriften verpflichtet, Sie vor der Begründung der Geschäftsbeziehung anhand Ihres Personalausweises zu identifizieren und dabei Ihren Namen, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit sowie Ihre Wohnanschrift zu erheben.

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

10. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung (Scoring) genutzt?

Wir nutzen grundsätzlich keine Profilbildung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir dieses Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Datenschutzhinweise für Bewerber

Lieber Bewerber,
nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:

Dr. Hengster, Loesch & Kollegen GmbH
Weißfrauenstraße 12–16, 60311 Frankfurt am Main
T +49 69 9288497-0
F +49 69 9288497-28
info@hengsterloesch.de

2. Welche Quellen und Kategorien von Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Bewerbung von Ihnen selbst erhalten. Wir besuchen ferner Profile von Bewerbern auf beruflich orientierten sozialen Netzwerken, sofern solche vorhanden sind. Profile in privaten sozialen Netzwerken besuchen wir nicht. Ferner ist es möglich, dass wir Daten von Personalvermittlern erhalten, die Sie uns als Kandidaten für eine Stelle vorschlagen.

Relevante personenbezogene Daten sind Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag, schulischer und beruflicher Werdegang, Zeugnisse, Zertifikate etc.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

3.1 Verarbeitung zu Zwecken der Stellenbesetzung (Art. 6 Abs. 1b DSGVO)
Die Datenverarbeitung erfolgt zu Zwecken der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen. Es handelt sich um vorvertragliche Maßnahmen, die der Anbahnung von Arbeitsverträgen dienen.

3.2 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1f DSGVO)
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, etwa für Hintergrundrecherchen bei Bewerbern auf Positionen mit besonderer Compliance-Relevanz, zur Verbesserung unseres Bewerbungsverfahrens sowie zur Verteidigung gegen und Geltendmachung von Rechtsansprüchen.

3.3 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch dann, wenn Sie in eine Datenverarbeitung für bestimmte Zwecke eingewilligt haben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt.

3.4 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1c DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre Daten auch dann, wenn wir hierzu aufgrund gesetzlicher Vorgaben verpflichtet sind, z.B. Rückmeldungen an die Agentur für Arbeit sowie Auskünfte gegenüber Behörden und Gerichten.

4. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Abteilungen und Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten, die diesen zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen. Im Hinblick auf die Datenweitergabe an externe Empfänger geben wir Informationen über Sie nur weiter, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Daneben arbeiten wir mit Dienstleistern zusammen (Personalberater, Headhunter, Dienstleister zur Prüfung der Bewerberqualifikation).

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wenn Sie nicht für die Stelle ausgewählt wurden, löschen wir Ihre Daten sechs Monate ab dem Zeitpunkt der Absage. Sofern ein Arbeitsvertrag zustande kommt, werden Ihre Bewerbungsunterlagen mit zur Personalakte genommen und mindestens für die Dauer des Anstellungsverhältnisses gespeichert. Die Speicherdauer beurteilt sich ferner nach den gesetzlichen Verjährungsfristen (§§ 195 ff. BGB), die in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen bis zu dreißig Jahre betragen können.

6. Werden Daten in ein Drittland übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten außerhalb des EWR findet nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie eingewilligt haben. Ein Datenzugriff erfolgt in diesen Fällen nur, wenn ein Angemessenheitsbeschluss der Kommission existiert, Standardvertragsklauseln vereinbart wurden oder das jeweilige Unternehmen eigene verbindliche Datenschutzvorschriften aufgestellt hat.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO
• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO
• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO
• das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft.

8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Eine Bewerbung in unserem Hause erfolgt freiwillig. Jedoch ist die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten hinsichtlich Ihres beruflichen und/oder schulischen Werdegangs, Ihrer Qualifikation sowie Ihrer Kontaktdaten notwendig, damit wir eine Personalauswahl vornehmen können. Eine Nichtbereitstellung führt dazu, dass Sie bei der Stellenbesetzung nicht berücksichtigt werden können.

9. Gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Wir nutzen keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren.

10. Werden meine Daten für die Profilbildung (Scoring) genutzt?

Wir nutzen grundsätzlich keine Profilbildung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir dieses Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren.

Information pursuant to Articles 13, 14 and 21 of the General Data Protection Regulation (GDPR)

Privacy information for clients

Dear client,
the following provides you with information about the processing of your personal data by us and the rights to which you are entitled under data protection law. The specific data processed and the manner in which it is used depends primarily on the services requested or agreed.

1. Who is responsible for data processing and who can I contact?

The responsible party is:

Dr. Hengster, Loesch & Kollegen GmbH
Weißfrauenstraße 12–16, 60311 Frankfurt am Main, Germany
T +49 69 9288497-0
F +49 69 9288497-28
info@hengsterloesch.de

2. What sources and data do we use?

We process personal data that we receive from you in the course of our business relationship. We also process – where necessary for the provision of our services – personal data that we have lawfully received from other companies (e.g. SCHUFA). We also process personal data that we have lawfully obtained from publicly accessible sources (e.g. the BaFin register, annual reports on company websites).

Relevant personal data includes identification data (name, address and other contact details, date and place of birth and nationality), legitimation data (e.g. identity document details) and authentication data (e.g. signature specimen), as well as order data, data arising from the fulfilment of our contractual obligations, information about your financial situation and advertising and sales data.

3. For what purposes do we process your data and on what legal basis?

We process personal data in accordance with the provisions of the European General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Federal Data Protection Act (BDSG):

3.1 For the fulfilment of contractual obligations (Art. 6(1)(b) GDPR)
Processing is carried out to provide and broker our services, in particular for the performance of our contracts or pre-contractual measures with you and the execution of your orders. The purposes of data processing are determined primarily by the specific product and may include needs analyses, advisory services, asset management and the execution of transactions.

3.2 In the context of balancing of interests (Art. 6(1)(f) GDPR)
Where necessary, we process your data beyond the actual performance of the contract to safeguard legitimate interests, for example: ensuring IT security and operations; checking and optimising procedures for needs analysis and direct customer contact; advertising or market and opinion research; asserting legal claims; building and facility security measures; business management and further development of services and products; prevention and investigation of criminal offences.

3.3 On the basis of your consent (Art. 6(1)(a) GDPR)
Where you have given us consent to process personal data for specific purposes, the lawfulness of this processing is based on your consent. Consent given may be withdrawn at any time. Please note that the withdrawal only takes effect for the future.

3.4 On the basis of legal requirements (Art. 6(1)(c) GDPR) or in the public interest (Art. 6(1)(e) GDPR)
We are also subject to various legal obligations (e.g. the German Banking Act, Anti-Money Laundering Act, Securities Trading Act, tax legislation) and supervisory requirements. The purposes of processing include, among others, creditworthiness assessment, identity and age verification, fraud and money laundering prevention, and risk management.

4. Who receives my data?

Within our company, only those departments that need your data to fulfil our contractual and legal obligations have access to it. Processors engaged by us (Art. 28 GDPR) may also receive data for the purposes mentioned. Outside our company, we only pass on information about you if required by law, if you have consented or if we are authorised to provide information. Recipients may include public authorities and institutions (e.g. BaFin, Deutsche Bundesbank, tax authorities) and other credit and financial service institutions.

5. How long is my data stored?

Where necessary, we process and store your personal data for the duration of our business relationship. We are also subject to various retention and documentation obligations arising from the German Commercial Code (HGB) and the German Fiscal Code (AO), with retention periods of two to ten years. Storage periods are also governed by the statutory limitation periods (§§ 195 ff. BGB), which are generally three years but may in certain cases be up to thirty years.

6. Is data transferred to third countries or international organisations?

Data is only transferred to third countries (countries outside the European Economic Area – EEA) where this is necessary to execute your orders, is required by law or you have given your consent. We will inform you separately about the details where required by law.

7. What data protection rights do I have?

• the right of access pursuant to Article 15 GDPR
• the right to rectification pursuant to Article 16 GDPR
• the right to erasure pursuant to Article 17 GDPR
• the right to restriction of processing pursuant to Article 18 GDPR
• the right to data portability pursuant to Article 20 GDPR

The right of access and the right to erasure are subject to the restrictions set out in §§ 34 and 35 BDSG. In addition, you have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR in conjunction with § 19 BDSG).

8. Is there an obligation to provide data?

Within the scope of our business relationship, you are only required to provide the personal data that is necessary for establishing, conducting and terminating a business relationship or that we are legally obliged to collect. Without this data, we will generally have to refuse to conclude the contract or execute the order.

In particular, we are required under anti-money laundering legislation to identify you before establishing the business relationship, for example by means of your identity document, and to collect your name, place of birth, date of birth, nationality and residential address.

9. Is there automated decision-making in individual cases?

As a general rule, we do not use fully automated decision-making pursuant to Article 22 GDPR to establish and conduct the business relationship. Should we use these procedures in individual cases, we will inform you separately where required by law.

10. Is my data used for profiling (scoring)?

As a general rule, we do not use profiling pursuant to Article 22 GDPR. Should we use this procedure in individual cases, we will inform you separately where required by law.

Privacy information for applicants

Dear applicant,
the following provides you with information about the processing of your personal data by us and the rights to which you are entitled under data protection law.

1. Who is responsible for data processing and who can I contact?

The responsible party is:

Dr. Hengster, Loesch & Kollegen GmbH
Weißfrauenstraße 12–16, 60311 Frankfurt am Main, Germany
T +49 69 9288497-0
F +49 69 9288497-28
info@hengsterloesch.de

2. What sources and categories of data do we use?

We process personal data that we receive from you directly in the context of your application. We also visit applicants' profiles on professionally oriented social networks where such profiles exist. We do not visit profiles on private social networks. It is also possible that we receive data from recruitment agencies that propose you as a candidate for a position.

Relevant personal data includes, for example, name, address and other contact details, date of birth, educational and professional background, references and certificates.

3. For what purposes and on what legal basis do we process your data?

3.1 Processing for the purpose of filling vacancies (Art. 6(1)(b) GDPR)
Data processing is carried out for the purpose of personnel selection to fill open positions. This constitutes pre-contractual measures aimed at establishing employment contracts.

3.2 In the context of balancing of interests (Art. 6(1)(f) GDPR)
Where necessary, we process your data to safeguard legitimate interests, for example background research on applicants for positions of particular compliance relevance, improvement of our application process, and defence against and assertion of legal claims.

3.3 On the basis of your consent (Art. 6(1)(a) GDPR)
We also process your personal data where you have consented to processing for specific purposes. Consent may be withdrawn at any time with effect for the future.

3.4 On the basis of legal requirements (Art. 6(1)(c) GDPR)
We also process your data where we are legally obliged to do so, for example reporting to the employment agency or providing information to public authorities and courts.

4. Who receives my data?

Within our company, only those departments and employees who need your data to fulfil the above-mentioned purposes have access to it. Outside our company, we only pass on your information where required by law, with your consent or where we are authorised to do so. We also work with service providers (recruitment consultants, headhunters, qualification assessment service providers).

5. How long is my data stored?

If you are not selected for the position, we will delete your data six months from the date of rejection. If an employment contract is concluded, your application documents will be added to your personnel file and stored for at least the duration of the employment relationship. Storage periods are also governed by statutory limitation periods (§§ 195 ff. BGB), generally three years, in certain cases up to thirty years.

6. Is data transferred to third countries?

Data is only transferred to third countries outside the EEA where necessary for the execution of your orders, required by law or where you have consented. Access to data in such cases only takes place where the Commission has issued an adequacy decision, standard contractual clauses have been agreed, or the company concerned has established its own binding internal data protection rules recognised by the supervisory authorities.

7. What data protection rights do I have?

• the right of access pursuant to Article 15 GDPR
• the right to rectification pursuant to Article 16 GDPR
• the right to erasure pursuant to Article 17 GDPR
• the right to restriction of processing pursuant to Article 18 GDPR
• the right to data portability pursuant to Article 20 GDPR

These rights are subject to the restrictions set out in §§ 34 and 35 BDSG. You also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR in conjunction with § 19 BDSG). Consent already given may be withdrawn at any time with effect for the future.

8. Is there an obligation to provide data?

Applying for a position with us is voluntary. However, it is necessary for you to provide personal data regarding your professional and/or educational background, qualifications, skills and contact details so that we can assess whether you are suitable for the position. Failure to provide this data means you cannot be considered as a candidate in the recruitment process.

9. Is there automated decision-making in individual cases?

We do not use fully automated decision-making pursuant to Article 22 GDPR. Should we use these procedures in individual cases, we will inform you separately where required by law.

10. Is my data used for profiling (scoring)?

As a general rule, we do not use profiling pursuant to Article 22 GDPR. Should we use this procedure in individual cases, we will inform you separately where required by law.